Protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal este un drept fundamental, așa cum prevede art.8 din Cartea drepturilor fundamentale a Uniunii Europene și potrivit art. 16, alin. (1) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.       Principiile și normele referitoare la protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, trebuie să respecte drepturile și libertățile fundamentale ale acestora.

Datele cu caracter personal sunt definite ca fiind, orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana vizată"); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

     Prelucrarea datelor cu caracter personal – reprezintă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.

   Având în vedere stadiul actual al dezvoltării, costurile implementării şi natura, domeniul de aplicare, contextul şi scopurile prelucrării, precum şi riscul cu diferite grade de probabilitate şi gravitate pentru drepturile şi libertăţile persoanelor fizice, direcția implementează măsuri tehnice şi organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător acestui risc, incluzând printre altele, după caz:   

- pseudonimizarea datelor cu caracter personal;

- capacitatea de a asigura confidenţialitatea, integritatea, disponibilitatea şi rezistenţa continuă a sistemelor şi serviciilor de prelucrare;

- capacitatea de a restabili disponibilitatea datelor cu caracter personal şi accesul la acestea în timp util în cazul în care are loc un incident de natură fizică sau tehnică;

- un proces pentru testarea, evaluarea şi aprecierea periodică a eficacităţii măsurilor tehnice şi organizatorice pentru a garanta securitatea prelucrării.

La evaluarea nivelului adecvat de securitate, se ţine seama în special de riscurile prezentate de prelucrare, generate în special, în mod accidental sau ilegal, de distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod.

Operatorul furnizează o copie a datelor cu caracter personal care face obiectul prelucrării. Pentru orice alte copii solicitate de persoana vizată, operatorul poate percepe o taxă rezonabilă, bazată pe costurile administrative. În cazul în care persoana vizată introduce cererea în format electronic şi cu excepţia cazului în care persoana vizată solicită un alt format, informaţiile sunt furnizate într-un format electronic utilizat în mod curent. 

Prelucrările de date cu caracter personal, la nivelul instituției, se realizează în conformitate cu legislația națională (O.G nr. 84/2001, O.U.G nr. 97/2005, Legea nr. 119/1996, H.G nr. 64/2011, H.G nr.255/2024, H.G nr.2104/2004, H.G nr.295/2021, Legea nr.363/28.12.2018) și legislația europeană (Regulamentul 2016/679/UE), în vigoare, cu modificările și completările ulterioare.  

DOCUMENTE CONEXE

Directiva (UE) 2016/680 a Parlamentului European și a Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal de către autoritățile competente în scopul prevenirii, depistării, investigării sau urmăririi penale a infracțiunilor sau a executării pedepselor și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Deciziei-cadru 2008/977/JAI a Consiliului;

Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE;

Directiva 2002/58/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 12 iulie 2002 privind prelucrarea datelor personale și protejarea confidențialității în sectorul comunicațiilor publice (Directiva asupra confidențialității și comunicațiilor electronice).

Legalitatea prelucrării

    D.J.E.P. Vâlcea are obligația de a administra în condiții de siguranță și numai pentru scopurile specificate, datele personale care îi sunt furnizate.

            (1)   Prelucrarea este legală numai dacă și în măsura în care se aplică cel puțin una dintre următoarele condiții:

• (a) persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
• (b) prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;
• (c) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
• (d) prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
• (e) prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul;
• (f) prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil. Litera (f) din primul paragraf nu se aplică în cazul prelucrării efectuate de autorități publice în îndeplinirea atribuțiilor lor

D.J.E.P.Vâlcea prelucrează datele dumneavoastră personale în conformitate cu prevederile GDPR, în calitate de operator, prin intermediul serviciciului/compartimentelor, în conformitate cu prevederile specifice aplicabile, pentru derularea următoarelor activități:

-relații publice/petiționare/formulare de puncte de vedere la solicitările persoanelor fizice și juridice;

-îndeplinirea atribuțiilor legale privind eliberarea actelor de identitate;

-îndeplinirea atribuțiilor legale privind gestionarea actelor de stare civilă, a registrelor de stare civilă precum și celelalte activități specifice domeniului de stare civilă;

-îndeplinirea atribuțiilor legale privind valorificarea datelor cu caracter personal, din RNEP;

-îndeplinirea atribuțiilor legale privind realizarea activităților de îndrumare metodologică, consiliere și control a activităților desfășurate în cadrul  celor 18 servicii publice comunitare locale de evidență a persoanelor și a celor 89 U.A.T-uri, pentru activitatea de stare civilă.

-actualizarea RNEP cu informații corespunzătoare, specific domeniului de evidență a persoanelor;

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pentru îndeplinirea obligațiilor legale care îi revin operatorului (DJEP), conform articolului 6, alin. 1, lit. a), c) și f) din GDPR, respectiv: 

1) persoana vizată şi-a dat consimţământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

2) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului;

3) prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terţă, cu excepţia cazului în care prevalează interesele sau drepturile şi libertăţile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.

Politica privind protecția și securitatea datelor personale a D.J.E.P., este aceea de a colecta numai datele personale necesare în scopurile menționate și de a solicita persoanelor vizate să  comunice numai acele date cu caracter personal, strict necesare îndeplinirii acestor scopuri.

Categoriile de date personale (clasice sau digitale) supuse prelucrărilor la nivelul  D.J.E.P. Vâlcea sunt următoarele:

 a) pentru relații publice/petiționare/formulare de puncte de vedere la solicitările persoanelor fizice, plângerile adresate instituției sau cele adresate instanțelor de judecată: nume, prenume, semnătură, detalii de contact (număr de telefon personal, adresă de email, adresă de domiciliu/reședință);

b) pentru eliberarea actelor de identitate: CNP, nume, prenume, prenume tată, prenume mamă, sex, loc și dată naștere, domiciliul actual, domiciliul anterior (la schimbări de domiciliu), serie și număr CI/BI, nume anterior, stare civilă, situație militară, studii și ocupația actuală, copii minori (nume și prenume, data nașterii, localitatea și județul de naștere), imaginea facială, semnătura;

   c) pentru gestionarea actelor și a registrelor de stare civilă, divorțurilor, a emiterii avizelor pentru soluționarea dosarelor privind rectificările de acte, transcrierile de acte ale cetățenilor, obținute în străinătate, înregistrările tardive de nașteri, schimbările de nume pe cale administrativă, precum și înscrierea mențiunilor pe marginea actelor de stare civilă: CNP, nume, prenume, prenume tată, prenume   mamă , sex, loc și dată naștere, țara în care s-a înregistrat nașterea, căsătoria, decesul,  domiciliul actual, domiciliul anterior, serie și număr CI/BI , nume anterior, data și loc a decesului, informații cu privire la data   adopției, a recunoașterii paternității, informații privind schimbările de nume pe cale administrativă, informații privind pierderea, dobândirea sau redobândirea cetățeniei române, semnătura;

  d) pentru valorificarea datelor din R.N.E.P, în baza solicitărilor adresate de persoanele fizice și juridice: CNP, nume, prenume, prenume tată, prenume mamă, sex, loc și dată naștere, domiciliul actual, domiciliul anterior (la schimbări de domiciliu), serie și număr CI/BI, nume anterior, stare civilă, situație militară, studii și ocupația actuală, copii minori (nume și prenume, data nașterii, localitatea și județul de naștere), imaginea facială, mențiunile operative, semnătura ;

 e) în realizarea activităților de îndrumare metodologică, consiliere și control, a entităților în care se desfășoară activități specifice de evidență a persoanelor: CNP, nume, prenume, prenume tată, prenume mamă, sex, loc și dată naștere, domiciliul actual, domiciliul anterior (la schimbări de domiciliu), serie și număr CI/BI, nume anterior, stare civilă, situație militară, studii și ocupația actuală, copii minori (nume și prenume, data nașterii, localitatea și județul de naștere), imaginea facială, semnătura olografă;

         f) în realizarea  activităților   de actualizare a R.N.E.P, cu mențiunile operative și cele privind dobândirea statutului de C.R.D.S (cetățean roman cu domiciliul în străinătate): CNP, nume, prenume, prenume tată, prenume mamă, sex, loc și dată naștere, domiciliul actual, domiciliul anterior (la schimbări de domiciliu), serie și număr CI/BI, nume anterior, stare civilă, situație militară, studii și ocupația actuală, copii minori (nume și prenume, data nașterii, localitatea și județul de naștere), imaginea facială, semnătura, data dobândirii/perderii statutului C.R.D.S, data dobândirii/perderii cetățeniei române, categoria de mențiune operative;

Destinatarii acestor date cu caracter personal sunt atât cei prevăzuți de lege, cât și cei cărora le sunt furnizate date cu caracter personal în condițiile obținerii consimțământului acestora. 

Perioada pentru care sunt stocate datele cu caracter personal: Datele persoanelor vizate sunt stocate pe perioada necesară efectuării tuturor demersurilor întreprinse pentru susținerea activităților specifice din cadrul D.J.E.P. Vâlcea pentru îndeplinirea atribuțiilor legale și de valorificare, după care vor fi arhivate potrivit legislației aplicabile.

D)  DREPTURILE PERSOANEI VIZATE ȘI MODUL DE EXERCITARE A ACESTORA: 

Conform prevederilor legale aplicabile, persoana vizată, beneficiază de :

     Dreptul de acces-click aici

     Dreptul de  rectificare-click aici

     Dreptul de  ștergere-click aici

     Dreptul de restricționare a prelucrării datelor cu caracter personal-click aici

     Dreptul la opoziție a prelucrării datelor cu caracter personal-click aici

     Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată.

     Dreptul de informare cu privire la incidentele de securitate.

     Dreptul de a retrage consimțământul.

     Dreptul de a depune plângere-la autoritatea de supraveghere competentă, respectiv:

AUTORITATEA NAȚIONALĂ DE SUPRAVEGHERE A PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL.

     Mun. București, Blvd. G-ral Gheorghe Magheru, nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336;

     Tel. +40.318.059.211; Fax.+40.318.059.602;

      e-mail: anspdcp@dataprotection.ro

            Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, impune, potrivit art.13, furnizarea următoarelor categorii de informații:

- Identitatea și datele de contact ale operatorului datelor cu caracter personal: Direcția Județeană de Evidență a Persoanelor Vâlcea; Mun. Râmnicu Vâlcea, str. Regina Maria nr. 6, Jud. Vâlcea;  Tel. 0350 801 804, Fax. 0250 739 521; e-mail: office@djepvalcea.ro; operator de date cu caracter personal nr.3471;

- Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal: Sanda Mihai Valentin, Șef Serviciu Stare Civilă și Evidența Persoanelor în cadrul D.J.E.P.Vâlcea,  Mun. Râmnicu Vâlcea, str. Regina Maria, nr. 6, Jud. Vâlcea; Tel. 0350 801 804, Fax. 0250 739 521;     e-mail: office@djepvalcea.ro 

La nivelul instituției, toți salariații care prelucrează date cu caracter personal, și-au asumat printr-o declarație de confidențialitate, pe bază de semnătură, că respectă și cunosc prevederile legale aplicabile protecției datelor cu caracter personal l-a care au acces în realizarea sarcinilor de serviciu, regulile de protecție a datelor cu caracter personal elaborate de operator, măsurile de securitate aplicabile,  precum și faptul că este interzisă prelucrarea datelor cu caracter personal în afara timpului normal de lucru, exceptând situațiile în care conducerea DGEP sau DJEP, autorizează astfel de prelucrări într-un mod justificat.